Cách dùng Google Sheets và AI theo dõi khách hàng tiềm năng sau Zoom

Mười giờ tối, buổi Zoom vừa kết thúc. Khung chat còn ba chục dòng: “Gửi em tài liệu với ạ”, “Học phí khoá này bao nhiêu anh?”, “Em làm spa, áp dụng được không?”. Bạn tắt máy, tự nhủ sáng mai trả lời từng người. Ba hôm sau, khi một người nhắn lại “Anh ơi em hỏi hôm trước mà chưa thấy ai trả lời”, bạn có còn nhớ ai đã hỏi học phí?

Lưu ý: bảng mẫu, sáu khách mẫu và kết quả AI trong bài là ví dụ giả định do người biên tập soạn, không phải khách thật hay số liệu thật. Bài hướng dẫn cách ghi chép và chăm sóc có sự đồng ý. Bài không hứa tỉ lệ chốt đơn nào.

Vì sao người dự Zoom cần một bảng riêng

Người dự Zoom khác người chỉ để lại tin nhắn. Họ đã bỏ ra một buổi tối, đã nghe bạn nói, nhiều người đã hỏi một câu rất cụ thể. Mỗi câu hỏi đó là một manh mối cho lần trò chuyện tiếp theo. Để trôi qua vài ngày, manh mối nguội đi, và lần liên hệ sau thành một tin nhắn chung chung.

Nếu bạn đã có sổ khách chung, giữ nó. Cách dựng sổ khách tối thiểu cho cửa hàng có ở bài kinh doanh online bắt đầu từ đâu. Bảng trong bài này là một trang tính riêng cho từng đợt Zoom: ai đã dự, họ hỏi gì, họ đồng ý được liên hệ qua đâu, và hôm nay phải làm gì với từng người. Cách soạn trước buổi nằm ở bài kịch bản tư vấn bán hàng qua Zoom.

Bước 1: Dựng bảng 12 cột, tách thông tin liên lạc ra khỏi bảng

Tạo một tệp Google Trang tính, đặt tên trang tính là TheoDoi. Hàng 1 là tiêu đề cột:

Thêm cột M tên Cần liên hệ hôm nay. Cột này chứa công thức ở bước 3, không ai gõ tay.

Số điện thoại, email, tên Zalo để ở đâu? Để ở một tệp khác, chỉ những người cần gọi điện mới mở được, nối với bảng này bằng mã khách. Bảng TheoDoi chỉ có mã. Khi cần nhờ AI, bạn sao chép từ bảng này là đủ, không phải ngồi xoá tay từng số điện thoại.

Bước 2: Trạng thái thả xuống và cột đồng ý liên hệ

Trạng thái

Bôi đen cột H từ H2 trở xuống, vào Chèn > Trình đơn thả xuống (theo trang trợ giúp của Google, đã kiểm ngày 18/10/2026), nhập 7 lựa chọn:

• Mới sau Zoom
• Đã gửi tài liệu
• Đang trao đổi
• Hẹn lại
• Đã mua
• Chưa phù hợp
• Dừng liên hệ

Mặc định, Google Trang tính từ chối giá trị không có trong danh sách. Giữ mặc định đó. Bảng chỉ đếm đúng khi cả đội gõ cùng một chữ, “Hẹn lại” và “hẹn lai” là hai thứ khác nhau với công thức.

Làm tương tự cho cột F với hai lựa chọn Có và Chưa, cột D với ba mức tham gia.

Đồng ý liên hệ

Đây là cột quan trọng nhất của bảng. Ghi Có khi khách đã tự đồng ý nhận liên hệ, ví dụ đánh dấu ô đồng ý trên form, hoặc nhắn “anh gửi qua Zalo cho em nhé”. Ghi luôn kênh được phép ở cột G. Mọi trường hợp còn lại ghi Chưa.

Ba điều hay bị hiểu nhầm:

• Điền form đăng ký Zoom không có nghĩa là đồng ý nhận tin bán hàng qua mọi kênh.
• Có số điện thoại trong tay không có nghĩa là được gọi.
• Khách im lặng sau tin đầu tiên không có nghĩa là đồng ý nhận tiếp.

Với người Chưa, bước tiếp theo chỉ có một: trả lời khi họ nhắn trước. Một lần bất tín, vạn lần bất tin. Một tin nhắn tới người chưa cho phép có thể làm mất luôn người đó, và người đó có thể kể lại với người khác.

Bước 3: Công thức đánh dấu người cần liên hệ hôm nay

Ô M2 nhập:

=IF(AND(F2="Có";J2<>"";J2<=TODAY();H2<>"Đã mua";H2<>"Chưa phù hợp";H2<>"Dừng liên hệ");"Cần liên hệ";"")

Đọc công thức bằng lời: nếu khách đã đồng ý liên hệ, đã có ngày hẹn, ngày hẹn là hôm nay hoặc đã qua, và khách chưa ở trạng thái đóng, thì ghi “Cần liên hệ”. Kéo công thức xuống hết các dòng có dữ liệu.

TODAY() trả về ngày hiện tại và tự cập nhật mỗi lần bảng tính lại, nên sáng nào mở bảng cột M cũng tính theo ngày hôm đó.

Tô màu dòng cần liên hệ: bôi đen vùng A2:M200, vào Định dạng > Định dạng có điều kiện. Ở mục “Định dạng ô nếu”, chọn Công thức tùy chỉnh là, nhập:

=$M2="Cần liên hệ"

Chọn màu nền vàng nhạt. Dấu $ trước chữ M giữ cố định cột M, nên cả dòng sáng lên chứ không chỉ một ô.

Nếu bảng báo lỗi công thức, thử đổi dấu ; thành dấu ,. Trang trợ giúp COUNTIFS của Google viết cú pháp theo cả hai kiểu, tuỳ cài đặt vùng của tệp.

Bước 4: Bảng tổng quan một màn hình

Tạo trang tính thứ hai tên TongQuan. Mỗi dòng một con số:

Mới sau Zoom:              =COUNTIF(TheoDoi!H2:H200;"Mới sau Zoom")
Đang trao đổi:             =COUNTIF(TheoDoi!H2:H200;"Đang trao đổi")
Hẹn lại:                   =COUNTIF(TheoDoi!H2:H200;"Hẹn lại")
Đã mua:                    =COUNTIF(TheoDoi!H2:H200;"Đã mua")
Đã đồng ý liên hệ:         =COUNTIF(TheoDoi!F2:F200;"Có")
Chưa đồng ý mà đang mở:    =COUNTIFS(TheoDoi!F2:F200;"Chưa";TheoDoi!H2:H200;"Đang trao đổi")
Cần liên hệ hôm nay:       =COUNTIF(TheoDoi!M2:M200;"Cần liên hệ")

Phần chữ bên trái gõ vào cột A, công thức gõ vào cột B. COUNTIF đếm theo một điều kiện. Khi cần hai điều kiện cùng lúc thì dùng COUNTIFS, và các vùng đếm phải dài bằng nhau (cùng H2:H200 và F2:F200).

Dòng “Chưa đồng ý mà đang mở” là dòng đáng nhìn nhất. Nó lớn hơn 0 nghĩa là đang có người được chăm sóc như khách đã cho phép, trong khi bảng ghi là chưa. Mở ra xem từng người: hoặc cột F ghi sót, hoặc bạn cần dừng lại.

Bước 5: Nhờ AI gợi ý trạng thái và bước tiếp

AI làm tốt việc đọc một chồng ghi chú lộn xộn rồi tóm lại mỗi người đang ở đâu. Nó không biết khách nghĩ gì ngoài những chữ bạn đưa. Cách AI xếp lead thành nhóm “gọi hôm nay / nuôi dưỡng / chưa đủ thông tin” có ở bài dùng AI lọc lead và ưu tiên khách cần gọi lại. Ở đây AI làm việc hẹp hơn: đề xuất trạng thái theo đúng 7 lựa chọn của bảng.

Trước khi dán: chỉ sao chép các cột A, D, E, F, G, H, L. Đọc lướt cột E và L một lần: khách có tự gõ số điện thoại, email, tên thật vào câu hỏi không? Có thì xoá trước khi dán.

Câu lệnh 1: gợi ý trạng thái

Bạn là trợ lý chăm sóc khách sau buổi Zoom. Dưới đây là bảng đã ẩn danh,
mỗi dòng một khách, gồm: mã khách, mức tham gia, khách hỏi gì,
đồng ý liên hệ (Có/Chưa), kênh được phép, trạng thái hiện tại, lần liên hệ gần nhất.

Với mỗi dòng, trả về bảng gồm 4 cột:
1. Mã khách
2. Trạng thái đề xuất, CHỈ chọn một trong: Mới sau Zoom, Đã gửi tài liệu,
   Đang trao đổi, Hẹn lại, Đã mua, Chưa phù hợp, Dừng liên hệ
3. Bước tiếp theo: đúng một việc
4. Lý do: trích tối đa 2 chi tiết có trong ghi chú

Luật bắt buộc:
- Nếu "Đồng ý liên hệ" là Chưa: bước tiếp theo chỉ được ghi "Chờ khách nhắn trước".
- Chỉ đề xuất liên hệ qua kênh ghi ở cột "kênh được phép".
- Khách nói không muốn nhận tin: trạng thái "Dừng liên hệ".
- Không đoán khả năng mua, thu nhập, tính cách nếu ghi chú không nói.
- Thiếu thông tin thì ghi "Chưa đủ thông tin", không tự điền.
- Không viết tin nhắn gửi khách trong bước này.

Bảng: [DÁN CÁC DÒNG ĐÃ ẨN DANH]

Câu lệnh 2: nháp một tin nhắn cho một người đã đồng ý

Viết nháp MỘT tin nhắn Zalo ngắn (dưới 60 chữ) cho khách mã [mã khách].
Khách đã đồng ý nhận liên hệ qua Zalo.
Trong buổi Zoom khách hỏi: "[câu khách hỏi]".
Tôi muốn: [ví dụ: gửi bảng học phí và hỏi khách đang bán sản phẩm gì].
Xưng "tôi", gọi khách là "bạn". Trả lời đúng câu khách hỏi trước.
Không hứa kết quả, không tạo khan hiếm, không giảm giá nếu tôi không đưa.
Kết bằng một câu hỏi để khách dễ trả lời.

Mỗi tin nháp, bạn đọc lại, sửa bằng giọng của mình rồi tự gửi tay. Không dán cả danh sách vào AI để xin “tin nhắn hàng loạt”, và không nối bảng này với công cụ tự gửi khi các cột F, G còn ghi chưa chắc.

Ví dụ mẫu: sáu khách sau một buổi Zoom

Toàn bộ mục này là dữ liệu giả định. Mã khách, câu hỏi, ngày đều do người biên tập đặt ra để minh hoạ.

Bảng trước khi nhờ AI (dữ liệu mẫu)

AI gợi ý (ví dụ giả định do người biên tập soạn)

Người duyệt sửa gì

Năm dòng hợp lý. Dòng Z1018-03 sai luật: khách xin file nhưng chưa đồng ý liên hệ và chưa cho biết kênh nào, AI vẫn đề xuất gửi. Gửi vào đâu, khi cột G trống? Câu lệnh đã cấm, AI vẫn có thể bỏ sót. Bạn sửa thành “Mới sau Zoom, chờ khách nhắn trước”, và đặt file ở chỗ mọi người dự buổi tự lấy được, ví dụ bài ghim trong nhóm nếu buổi Zoom có nhóm đi kèm.

Dòng Z1018-04 cũng cần một câu hỏi: buổi Zoom có bản ghi thật không? Không có thì đổi bước tiếp theo. AI không biết điều này, chỉ bạn biết.

Sau khi duyệt, bạn gõ trạng thái, bước tiếp theo và ngày hẹn vào bảng. Ví dụ Z1018-05 có ngày hẹn 01/11. Sáng 01/11 mở bảng, dòng đó tự sáng màu vàng và trang TongQuan đếm thêm 1 ở dòng “Cần liên hệ hôm nay”.

Nhịp cập nhật gợi ý

Bảng chỉ có ích khi được mở đều. Một nhịp dễ giữ:

• Ngay sau buổi: chép câu hỏi trong khung chat vào cột E khi còn nhớ ai hỏi gì. Cột F ghi theo những gì khách đã đồng ý trên form hoặc trong chat.
• Sáng hôm sau: chạy câu lệnh 1, duyệt, điền trạng thái và ngày hẹn.
• Mỗi sáng: mở TongQuan, xem dòng “Cần liên hệ hôm nay” và dòng “Chưa đồng ý mà đang mở”.
• Mỗi lần liên hệ xong: ghi một dòng vào cột L, đổi trạng thái, đặt ngày hẹn mới hoặc để trống nếu đã đóng.

Khi bảng đã chạy đều vài đợt Zoom, bạn sẽ thấy việc nào lặp lại y hệt nhau. Lúc đó mới tính chuyện nối công cụ tự động. Cách nhận ra việc nào đã đủ rõ để tự động hoá có ở bài 5 dấu hiệu công việc sẵn sàng để tự động hoá bằng AI.

Lỗi hay gặp

• Dán nguyên bảng có số điện thoại vào AI. Nhanh hơn được một phút, đổi lại dữ liệu khách nằm ở nơi bạn không kiểm soát.
• Coi người đăng ký là người đã dự. Đăng ký mà không vào, dự 10 phút, dự hết buổi là ba mức khác nhau. Gửi cùng một tin cho cả ba là gửi sai cho hai.
• Trạng thái gõ tay. Công thức đếm sai mà không báo lỗi, bạn tưởng chỉ có 2 người hẹn lại trong khi có 5.
• Để AI đổi trạng thái thẳng trong bảng. AI gợi ý, người ghi. Người ghi là người chịu trách nhiệm với khách.
• Không có ngày hẹn. Bước tiếp theo không có ngày thì cột M không bao giờ nhắc.

Bản kiểm trước khi dùng bảng

• ☐ Bảng TheoDoi chỉ có mã khách, không có số điện thoại, email, tên Zalo.
• ☐ Thông tin liên lạc nằm ở tệp riêng, chỉ người cần gọi mới mở được.
• ☐ Cột H, F, D dùng trình đơn thả xuống, giữ chế độ từ chối giá trị lạ.
• ☐ Mọi dòng Có ở cột F đều có kênh cụ thể ở cột G.
• ☐ Ô M2 đã kéo công thức xuống hết các dòng có dữ liệu.
• ☐ Định dạng có điều kiện tô đúng cả dòng khi M ghi “Cần liên hệ”.
• ☐ Trang TongQuan đếm khớp khi lọc tay thử một trạng thái.
• ☐ Đã đọc lại cột E, L trước khi sao chép sang AI.
• ☐ Mỗi gợi ý của AI đã được người duyệt; không có ai Chưa mà bước tiếp là nhắn chủ động.
• ☐ Tin nhắn gửi đi là tin bạn tự đọc, tự sửa, tự gửi.

Câu hỏi thường gặp

Làm gì ngay hôm nay

Mở Google Trang tính, tạo trang TheoDoi với 12 cột ở bước 1 và cột M. Nhập 3–5 người từ buổi Zoom gần nhất, chỉ dùng mã khách, rồi điền cột F thật kỹ. Gõ công thức M2 và một dòng COUNTIF ở TongQuan. Chưa cần AI ở buổi đầu. Khi bảng đã có hơn chục dòng ghi chú, chạy câu lệnh 1 và so gợi ý của AI với cách bạn tự xếp.

Có nhiều lead từ nhiều nguồn, không riêng Zoom? Đọc thêm cách dùng AI lọc lead và ưu tiên khách cần gọi lại. Các bài khác về đưa AI vào quy trình làm việc nằm ở trang AI Automation.